Il magico mondo della posta elettronica

Quando ho iniziato a lavorare non esisteva la posta elettronica e, per comunicare, si entrava negli uffici per parlare con le personesi utilizzava il telefono e il fax, spesso con grande dispendio di tempo e di denaro.

Ricordo che qualche anno fa (circa 15 anni fa) un docente chiese ad un gruppo di dirigenti di un’importante azienda veronese cosa facessero appena arrivati in ufficio la mattina: solo il 50% rispose che apriva la posta elettronica.

Oggi probabilmente la domanda potrebbe essere: “quanto tempo dedicate ai social per il vostro lavoro?” e ancora forse troveremmo una percentuale più bassa. Ma non è di questo che voglio parlare.

In questo intervallo temporale e culturale, tutti hanno iniziato ad usare massivamente la posta elettronica e tutti, come prima cosa, quando inizia la giornata lavorativa, leggono le mail ricevute. E qui inizia il dramma. Tante mail la mattina e tante mail durante la giornata!

Recentemente una persona che conosco ha misurato il tempo che quotidianamente dedica a leggere e a rispondere le mail: tre ore! Ci ho pensato anch’io, onestamente non posso dire lo stesso, ma credo di avvicinarmi alle due ore.

È evidente che la quantità di tempo varia molto in funzione del tipo di lavoro ma indubbiamente credo che si dovrebbe iniziare a scrivere un po’ meno mail.

Ma oltre al tempo c’è anche un problema legato alla comunicazione tra le persone che sta peggiorando proprio per lo “smodato” utilizzo delle mail e non è una caso che anche grandi aziende come  Microsoft o Ferrari stiano intervenendo a questo proposito.

Anche in questo caso proverò a fare un elenco dei punti a favore e di quelli a sfavore della posta elettronica.

Punti a favore:

  1. si comunica velocemente
  2. è un ottimo promemoria
  3. è un modo molto economico per comunicare
  4. è una comunicazione che lascia traccia senza produrre carta
  5. è un buon modo per allineare più persone su temi di interesse comune
  6. è un buon modo per lavorare condividendo documenti con persone lontane (anche se oggi ci sono molti strumenti web per fare questo)
  7. si raggiunge chiunque a qualsiasi ora e si ha la ragionevole certezza di essere letti e ottenere una risposta
  8. si possono scegliere le mail da leggere e a cui rispondere secondo scale di priorità
  9. il modo in cui è scritta la mail spesso parla della persona che l’ha inviata

Punti a sfavore:

  1. si comunica con troppa sintesi
  2. non esistono limiti di caratteri e qualcuno utilizza la mail per scrivere papiri
  3. è un modo per evitare di parlare direttamente con il destinatario
  4. è un modo per mettere le mani avanti, mettendo in copia una valanga di persone o il capo
  5. la sua facilità di utilizzo porta all’abuso dello strumento in quantità ed in qualità
  6. a volte le menti meno solide tremano davanti alla scelta di a chi inviare e a chi copiare la mail
  7. chi riceve troppe mail perde molto tempo per leggere e rispondere e spesso è costretto a selezionare
  8. esistono gli stolker della posta elettronica
  9. chi non sa scrivere in italiano può fare brutta figura e farla fare anche all’organizzazione per cui lavora

…penso proprio che proporrò qualche cambiamento in azienda!

Ecco un articolo che parla di quello che stanno facendo alcune aziende: http://www.huffingtonpost

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